คุณกรอกแบบฟอร์ม แนบสำเนาใบปริญญา กด «อัปโหลด» แล้วเจอข้อความว่า «ขนาดไฟล์ต้องไม่เกิน 200 KB» เรื่องนี้พบบ่อยตอนสมัครงาน สมัครเรียน ขอทุน ใช้บริการภาครัฐออนไลน์ หรือเปิดบัญชีธนาคาร ข่าวดีคือ ถ้ารู้ว่าอะไรทำให้ PDF บวม เกือบทุกไฟล์ลดขนาดได้โดยยังอ่านได้สบาย

ทำไมเอกสารเล็ก ๆ จึงมีไฟล์ใหญ่

PDF ที่เป็นตัวอักษรพิมพ์ล้วนมีขนาดเล็กมาก หน้าละไม่กี่สิบ KB สิ่งที่ทำให้ไฟล์หนักคือรูปภาพ ภาพถ่ายใบปริญญาจากมือถืออาจมีขนาด 3-5 MB และเครื่องสแกนที่ตั้งค่า «600 dpi สี» ให้หน้าที่คมเกินความจำเป็นในการอ่าน ข้อมูลทั้งหมดนั้นถูกเก็บไว้ในไฟล์ PDF

ขั้นตอนลดขนาดไฟล์

1. เปิดเครื่องมือ บีบอัด PDF แล้วอัปโหลดไฟล์
2. เลือกระดับการบีบอัด เริ่มจากระดับเบา ถ้ายังเกินกำหนดให้เลือกระดับที่แรงขึ้น
3. ดาวน์โหลดผลลัพธ์และเช็กขนาดไฟล์ โปรดจำไว้ว่า 1 MB เท่ากับ 1,024 KB ถ้าเกณฑ์คือ «1 MB» ควรเล็งที่ประมาณ 950 KB
4. เปิดไฟล์ ซูมดูตราประทับ ตัวอักษรเล็ก และลายเซ็น ถ้าอ่านได้สบายก็ใช้ได้

ถ้าเว็บไซต์กำหนดเพดานแน่นอน เช่น 50, 100 หรือ 200 KB เครื่องมือ บีบอัดตามขนาดที่กำหนด ให้คุณตั้งเป้าหมายเป็น KB และทำงานในเบราว์เซอร์ได้เลย

ถ้ายังใหญ่อยู่

• สแกนใหม่แทนการบีบอัดแรงขึ้น เอกสารตัวอักษรใช้ 150-200 dpi โทนสีเทาก็พอ สแกนสี 600 dpi อาจใหญ่กว่าสิบเท่าโดยไม่เห็นความต่าง
• ตัดหน้าที่ไม่จำเป็นออก บ่อยครั้งแบบฟอร์มต้องการหน้าเดียว แต่ไฟล์มีด้านหลังและหน้าว่าง ใช้ แยก PDF เก็บเฉพาะหน้าที่ต้องการ
• ลดขนาดรูปก่อนรวมเป็น PDF ถ้า PDF มาจากรูปถ่าย ให้ย่อรูปก่อน แล้วรวมด้วย JPG เป็น PDF
• แบ่งเป็นหลายไฟล์ เมื่อระบบมีช่องอัปโหลดหลายช่อง

เช็กก่อนส่ง

• ชื่อไฟล์ใช้ได้ไหม บางระบบไม่รับภาษาไทย ช่องว่าง หรืออักขระพิเศษ ให้ใช้ตัวอักษรอังกฤษ ตัวเลข และขีดล่าง
• ไฟล์เปิดได้บนอุปกรณ์และโปรแกรมอื่นหรือไม่
• เก็บต้นฉบับไว้หรือยัง บีบอัดจากสำเนาเสมอ
• ถ้าเป็นไฟล์สแกนและระบบต้องการข้อความที่เลือกได้ ต้องใช้ OCR