Hai compilato la domanda, allegato il diploma, premuto «Carica» e compare l'avviso: «Dimensione massima del file: 200 KB». Succede con le candidature di lavoro, le iscrizioni universitarie, le pratiche sui portali della pubblica amministrazione e l'apertura di un conto. La buona notizia è che, una volta capito cosa appesantisce un PDF, quasi ogni file si può far scendere sotto il limite restando leggibile.

Perché un documento piccolo pesa tanto

Un PDF fatto solo di testo digitato è leggerissimo: una pagina occupa poche decine di kilobyte. A pesare sono le immagini. La foto di un diploma scattata con lo smartphone può arrivare a 3-5 MB e uno scanner impostato su «600 dpi a colori» produce pagine molto più nitide del necessario per leggere. Tutti quei dati restano dentro il PDF.

Come ridurre il peso, passo dopo passo

1. Apri lo strumento Comprimi PDF e carica il file.
2. Scegli il livello di compressione. Parti da quello leggero; se il risultato supera ancora il limite, passa a uno più forte.
3. Scarica il risultato e controlla la dimensione. Ricorda che 1 MB equivale a 1.024 KB: se il limite è «1 MB», punta a circa 950 KB.
4. Apri il file e ingrandisci timbri, testo piccolo e firme. Se si legge senza fatica, hai finito.

Se il portale chiede un tetto preciso come 50, 100 o 200 KB, lo strumento Comprimi a una dimensione precisa ti permette di indicare l'obiettivo in KB e lavora direttamente nel browser.

Se è ancora troppo grande

• Riscansiona invece di comprimere di più. Per i documenti di testo bastano 150-200 dpi in scala di grigi. Una scansione a colori a 600 dpi può pesare dieci volte di più senza vantaggi visibili.
• Elimina le pagine inutili. Spesso serve una sola pagina ma il file contiene anche il retro e fogli bianchi. Con Dividi PDF tieni solo ciò che serve.
• Riduci le foto prima di unirle. Se il PDF nasce da fotografie, rimpiccioliscile e poi uniscile con JPG in PDF.
• Dividi in più file se il modulo offre più campi di caricamento, come «Documento 1» e «Documento 2».

Controlli prima dell'invio

• Il nome del file è accettato? Alcuni sistemi rifiutano spazi, accenti e simboli. Usa lettere semplici, numeri e trattino basso.
• Il file si apre su un altro dispositivo o con un altro lettore?
• Hai conservato l'originale? Comprimi sempre una copia.
• Se è una scansione e il portale richiede testo selezionabile, serve il riconoscimento OCR.