Rellenas el formulario, adjuntas el certificado, pulsas «Subir» y aparece el aviso: «El archivo no puede superar los 200 KB». Les pasa a quienes presentan trámites en una sede electrónica, solicitan una beca, se inscriben en una oposición o suben su currículum a un portal de empleo. La buena noticia es que casi cualquier PDF puede entrar en el límite sin quedar ilegible, si entiendes qué lo hace pesado.

Por qué un documento pequeño pesa tanto

Un PDF de texto puro es ligerísimo: una página suele ocupar unas pocas decenas de kilobytes. El peso lo ponen las imágenes. Una foto de un certificado hecha con el móvil puede ocupar entre 3 y 5 MB, y un escáner configurado a 600 ppp en color genera páginas mucho más nítidas de lo que nadie necesita para leerlas. Al meter esas imágenes en un PDF, el archivo conserva todos los datos.

Paso a paso para reducir el tamaño

1. Abre la herramienta Comprimir PDF y sube tu archivo.
2. Elige el nivel de compresión. Empieza por el más suave y usa el más fuerte solo si el resultado sigue por encima del límite.
3. Descarga el resultado y comprueba el tamaño en el explorador de archivos. Recuerda que 1 MB son 1.024 KB; si el límite es de «1 MB», procura quedarte en torno a 950 KB.
4. Abre el archivo y amplía sellos, letra pequeña y firmas. Si se leen con comodidad, ya está.

Cuando el portal exige un tope exacto, como 50 KB, 100 KB o 200 KB, la herramienta Comprimir a un tamaño exacto te deja elegir el objetivo en KB y funciona con PDF e imágenes directamente en tu navegador.

Si sigue pesando demasiado

• Vuelve a escanear en lugar de apretar más. Para documentos de texto bastan 150 o 200 ppp en escala de grises. Un escaneo en color a 600 ppp puede pesar diez veces más sin ventaja visible.
• Quita las páginas que sobran. A menudo el trámite pide una sola página, pero el archivo incluye el reverso o una hoja en blanco. Con Dividir PDF te quedas solo con las necesarias.
• Reduce las fotos antes de crear el PDF. Si el PDF se forma con imágenes, redúcelas primero y únelas después con Imagen a PDF.
• Divide el documento en partes si el portal permite varias subidas, por ejemplo «Documento 1» y «Documento 2».

Antes de enviar

• ¿El nombre del archivo es válido? Algunos portales rechazan espacios, tildes o la ñ. Usa letras sin acentos, números y guiones bajos.
• ¿Se abre en otro dispositivo o con otro lector de PDF?
• ¿Conservas el original? Comprime siempre una copia.
• Si el PDF es un escaneo y el trámite pide texto seleccionable, necesitarás OCR; lo explicamos en otra guía.