Vous remplissez le formulaire, joignez votre justificatif, cliquez sur « Envoyer » et le message tombe : « Le fichier ne doit pas dépasser 200 Ko ». Cela arrive sur les démarches administratives en ligne, les candidatures à une formation, les sites d'emploi ou l'ouverture d'un compte bancaire. Bonne nouvelle : presque tous les PDF peuvent passer sous la limite sans devenir illisibles, à condition de savoir ce qui les alourdit.

Pourquoi un petit document peut peser lourd

Un PDF de texte tapé est très léger : une page fait souvent quelques dizaines de kilo-octets. Le poids vient des images. La photo d'un justificatif prise au smartphone atteint facilement 3 à 5 Mo, et un scanner réglé sur 600 ppp en couleur produit des pages bien plus précises que nécessaire. Quand on assemble ces images dans un PDF, le fichier garde toutes ces données.

Réduire la taille pas à pas

1. Ouvrez l'outil Compresser un PDF et importez votre fichier.
2. Choisissez le niveau de compression. Commencez par le plus léger et n'utilisez le plus fort que si le résultat dépasse encore la limite.
3. Téléchargez le résultat et vérifiez sa taille dans votre explorateur de fichiers. Rappel : 1 Mo correspond à 1 024 Ko ; pour une limite de « 1 Mo », visez environ 950 Ko.
4. Ouvrez le fichier et zoomez sur les tampons, les petites lignes et les signatures. Si tout reste lisible, c'est bon.

Quand le site impose un plafond précis comme 50 Ko, 100 Ko ou 200 Ko, l'outil Compresser à une taille exacte permet de fixer la cible en Ko et fonctionne sur les PDF et les images, directement dans votre navigateur.

Si le fichier reste trop lourd

• Numérisez à nouveau plutôt que de compresser davantage. Pour du texte, 150 à 200 ppp en niveaux de gris suffisent. Un scan couleur à 600 ppp peut peser dix fois plus sans gain visible.
• Supprimez les pages inutiles. Souvent, le formulaire n'en demande qu'une, alors que le fichier contient aussi le verso ou une page blanche. Avec Diviser un PDF, ne gardez que celles qu'il faut.
• Réduisez les photos avant de créer le PDF. Si votre PDF est fait d'images, redimensionnez-les d'abord, puis assemblez-les avec Image en PDF.
• Scindez le document en plusieurs parties si le site accepte plusieurs envois, par exemple « Pièce 1 » et « Pièce 2 ».

À vérifier avant d'envoyer

• Le nom du fichier est-il accepté ? Certains sites refusent les espaces, les accents ou les caractères spéciaux. Utilisez des lettres sans accent, des chiffres et des tirets bas.
• Le fichier s'ouvre-t-il sur un autre appareil ou avec un autre lecteur ?
• Avez-vous gardé l'original ? Compressez toujours une copie.
• Si le PDF est un scan et que le site exige du texte sélectionnable, il faudra passer par la reconnaissance de texte (OCR).