Bạn điền xong biểu mẫu, đính kèm bằng tốt nghiệp, bấm «Tải lên» và nhận thông báo: «Dung lượng tệp tối đa 200 KB». Chuyện này thường gặp khi nộp hồ sơ xin việc, tuyển sinh, học bổng, dịch vụ công trực tuyến hay mở tài khoản ngân hàng. Tin vui là nếu hiểu điều gì làm PDF phình to, gần như file nào cũng có thể giảm xuống dưới giới hạn mà vẫn đọc tốt.

Vì sao một tài liệu nhỏ lại nặng

PDF chỉ gồm chữ gõ sẵn rất nhẹ, mỗi trang chỉ vài chục KB. Thứ làm file nặng là hình ảnh. Ảnh chụp bằng điện thoại có thể 3-5 MB, còn máy scan để chế độ «600 dpi, màu» tạo ra trang sắc nét hơn mức cần thiết để đọc. Toàn bộ dữ liệu đó nằm lại trong PDF.

Các bước giảm dung lượng

1. Mở công cụ Nén PDF và tải file lên.
2. Chọn mức nén. Bắt đầu với mức nhẹ; nếu vẫn vượt giới hạn thì chọn mức mạnh hơn.
3. Tải kết quả về và kiểm tra dung lượng. Lưu ý 1 MB bằng 1.024 KB, nên nếu giới hạn là «1 MB» hãy nhắm khoảng 950 KB.
4. Mở file, phóng to con dấu, chữ nhỏ và chữ ký. Nếu đọc dễ dàng là đạt.

Nếu cổng yêu cầu mức trần cụ thể như 50, 100 hoặc 200 KB, công cụ Nén theo dung lượng cho bạn nhập mục tiêu theo KB và chạy ngay trên trình duyệt.

Nếu vẫn còn nặng

• Scan lại thay vì nén mạnh hơn. Với tài liệu chữ, 150-200 dpi thang xám là đủ. Bản scan màu 600 dpi có thể nặng gấp mười lần mà không thấy khác biệt.
• Bỏ trang thừa. Biểu mẫu thường chỉ cần một trang nhưng file có thêm mặt sau và trang trắng. Dùng Tách PDF để giữ đúng trang cần.
• Thu nhỏ ảnh trước khi ghép. Nếu PDF làm từ ảnh chụp, hãy giảm kích thước ảnh rồi ghép bằng JPG sang PDF.
• Chia thành nhiều file khi cổng có nhiều ô tải lên như «Tài liệu 1», «Tài liệu 2».

Kiểm tra trước khi gửi

• Tên file có hợp lệ không? Một số hệ thống không nhận dấu tiếng Việt, khoảng trắng hay ký tự đặc biệt. Hãy dùng chữ không dấu, số và dấu gạch dưới.
• File mở được trên thiết bị và trình đọc khác không?
• Bạn đã giữ bản gốc chưa? Luôn nén bản sao.
• Nếu là bản scan mà hệ thống cần văn bản chọn được, bạn cần OCR.