PDF ถูกออกแบบให้หน้าตาเหมือนกันทุกที่ จึงแก้ไขยาก เมื่อคุณต้องแก้ข้อสัญญา นำตารางจากรายงานไปใช้ต่อ หรือคัดลอกตัวเลขจากใบแจ้งยอด การแปลงเป็น Word หรือ Excel ช่วยประหยัดเวลาพิมพ์ใหม่ได้หลายชั่วโมง ผลลัพธ์แต่ละไฟล์ต่างกัน และการเข้าใจสาเหตุช่วยให้เลือกวิธีถูก
คำถามแรก: PDF ของคุณเป็นข้อความหรือรูปภาพ
ลองลากเลือกประโยคด้วยเมาส์ หรือค้นหาคำด้วย Ctrl+F ถ้าทำได้ แสดงว่าไฟล์มีข้อความจริงและการแปลงจะแม่นยำ ถ้าเลือกอะไรไม่ได้ หน้าเหล่านั้นเป็นรูปภาพ เช่นไฟล์สแกนหรือรูปถ่ายที่บันทึกเป็น PDF ไฟล์แบบนี้ต้องผ่าน OCR เพื่อจดจำตัวอักษรก่อน ลองใช้ เครื่องมือ OCR สำหรับ PDF
PDF เป็น Word
- เปิดตัวแปลง PDF เป็น Word แล้วอัปโหลดไฟล์
- ดาวน์โหลดไฟล์ .docx และเปิดใน Word, LibreOffice หรือ Google Docs
- เทียบกับ PDF ทีละหน้า เริ่มจากหัวข้อ รายการ และส่วนที่เป็นคอลัมน์
จดหมาย รายงาน และสัญญาแบบเรียบง่ายแปลงได้ดีมาก ส่วนโบรชัวร์ที่ซับซ้อนซึ่งมีกล่องข้อความและภาพซ้อนหลายชั้นหรือฟอนต์พิเศษต้องปรับเพิ่ม การตัดบรรทัดอาจเลื่อน และฟอนต์ที่ไม่มีในเครื่องจะถูกแทนที่
PDF เป็น Excel
สำหรับตาราง ใช้ PDF เป็น Excel เหมาะกับใบแจ้งหนี้ รายการเดินบัญชี และใบคะแนน โดยย้ายแถวและคอลัมน์ไปเป็นเซลล์
- ตรวจผลรวม: บวกคอลัมน์แล้วเทียบกับยอดใน PDF
- วันที่และตัวเลขบางครั้งเข้ามาเป็นข้อความ ให้เปลี่ยนรูปแบบเซลล์เป็นตัวเลขหากสูตรไม่คำนวณ
- เซลล์ที่ผสานและหัวตารางหลายบรรทัดอาจต้องแก้เอง
ตรวจผลลัพธ์อย่างไร
- เทียบจำนวนหน้าและย่อหน้าของทั้งสองไฟล์
- ตรวจตัวเลข วันที่ และชื่อให้ละเอียดที่สุด เพราะผิดแล้วเสียหายมากที่สุด
- ตราประทับและลายเซ็นจะถูกย้ายเป็นรูปภาพ หากจำเป็นให้แทรกใหม่
คำถามที่พบบ่อย
ทำไมข้อความเลื่อนหลังแปลง
ใน PDF ทุกบรรทัดถูกตรึงตามพิกัดแน่นอน แต่ใน Word ข้อความไหลตามหน้า การเลื่อนเล็กน้อยเป็นเรื่องปกติและแก้ง่าย
แปลงไฟล์สแกนได้ไหม
ได้ แต่ควรทำ OCR ก่อน ไม่เช่นนั้น Word จะได้เพียงรูปภาพ
ภาษาไทยยังคงถูกต้องหรือไม่
ได้ หากไฟล์ต้นฉบับมีข้อความจริงฝังอยู่ ไม่ใช่รูปภาพ แต่ควรตรวจวรรณยุกต์และสระที่ซ้อนกันหลังแปล
ไฟล์ต้นฉบับจะถูกเปลี่ยนไหม
ไม่ คุณได้ไฟล์ใหม่ และไฟล์ที่ประมวลผลจะถูกลบอัตโนมัติหลังเวลาสั้น ๆ