フォームに入力し、卒業証明書を添付して「アップロード」を押すと、「ファイルサイズは200KB以内にしてください」と表示される。 就職や入学の応募、奨学金、行政の電子申請、銀行口座の開設などでよくある場面です。 PDFが重くなる原因を知っていれば、ほとんどのファイルは読みやすさを保ったまま上限以下にできます。

小さな書類がなぜ重くなるのか

入力した文字だけのPDFはとても軽く、1ページ数十KB程度です。重さの原因は画像です。 スマートフォンで撮影した証明書の写真は3〜5MBになることがあり、「600dpi・カラー」に設定したスキャナーは読むのに必要以上に精細なページを作ります。 そのデータがすべてPDFの中に残ります。

サイズを小さくする手順

1. PDF圧縮を開き、ファイルをアップロードします。
2. 圧縮レベルを選びます。まず軽めから始め、まだ上限を超えるなら強めにします。
3. 結果をダウンロードしてサイズを確認します。1MBは1,024KBなので、上限が「1MB」なら約950KBを目標にしましょう。
4. ファイルを開き、印影や小さな文字、署名を拡大して確認します。無理なく読めれば完了です。

50KB・100KB・200KBのように厳密な上限がある場合は、サイズ指定圧縮でKB単位の目標を設定でき、ブラウザー上で動作します。

それでも大きい場合

• 強く圧縮するより、スキャンし直す。文字中心の書類なら150〜200dpiのグレースケールで十分です。600dpiのカラーは見た目の差がないまま10倍重くなることがあります。
• 不要なページを除く。1ページだけで足りるのに裏面や白紙が入っていることがよくあります。PDF分割で必要なページだけ残します。
• まとめる前に写真を縮小する。写真からPDFを作る場合は先に画像を縮小し、JPGからPDFで結合します。
• 複数のファイルに分ける。「書類1」「書類2」のように複数の欄があるフォームの場合です。

送信前の確認

• ファイル名は受け付けられますか。システムによっては日本語、スペース、記号を受け付けません。半角英数字とアンダースコアを使いましょう。
• 別の端末や別のPDFビューアーでも開けますか。
• 元のファイルは保存してありますか。圧縮は必ずコピーに対して行います。
• スキャンした書類で、選択できる文字が必要な場合はOCRが必要です。