فارم بھر لیا، سرٹیفکیٹ منتخب کر لیا، اپ لوڈ دبایا اور اسکرین پر پیغام آ گیا: "فائل کا سائز 200 KB سے زیادہ نہیں ہونا چاہیے۔" ملازمت کی درخواستوں، داخلوں، وظائف، سرکاری پورٹلز اور بینک کے آن لائن اکاؤنٹ کھولنے میں یہ مسئلہ عام ہے۔ اچھی خبر یہ ہے کہ اگر آپ کو معلوم ہو کہ فائل کو بھاری کیا چیز بناتی ہے تو تقریباً ہر پی ڈی ایف پڑھنے کے قابل رکھتے ہوئے حد کے اندر آ سکتی ہے۔

چھوٹی سی دستاویز کی فائل بڑی کیوں ہو جاتی ہے

صرف ٹائپ شدہ تحریر والی پی ڈی ایف بہت ہلکی ہوتی ہے؛ ایک صفحہ عموماً چند دس کلوبائٹ کا ہوتا ہے۔ اصل وزن تصویروں کا ہوتا ہے۔ موبائل سے کھینچی گئی سرٹیفکیٹ کی تصویر آسانی سے 3 سے 5 MB کی ہو جاتی ہے، اور 600 dpi رنگین پر سیٹ اسکینر پڑھنے کے لیے ضرورت سے کہیں زیادہ باریک صفحے بناتا ہے۔ ایسی تصویروں سے پی ڈی ایف بنے تو یہ سارا ڈیٹا فائل میں رہتا ہے۔

مرحلہ وار سائز کم کریں

1. پی ڈی ایف کمپریس ٹول کھولیں اور اپنی فائل اپ لوڈ کریں۔
2. کمپریشن کی سطح چنیں۔ پہلے ہلکی سطح آزمائیں؛ اگر نتیجہ پھر بھی حد سے بڑا ہو تو ہی زیادہ سخت سطح لیں۔
3. ڈاؤن لوڈ کر کے فائل کا سائز اپنے فون یا کمپیوٹر میں دیکھیں۔ یاد رکھیں 1 MB میں 1,024 KB ہوتے ہیں؛ اگر حد "1 MB" ہو تو فائل 950 KB کے آس پاس رکھیں۔
4. فائل کھول کر مہر، چھوٹی تحریر اور دستخط کو بڑا کر کے دیکھیں۔ اگر آرام سے پڑھے جا رہے ہوں تو کام ہو گیا۔

جب پورٹل بالکل 50 KB، 100 KB یا 200 KB کی حد مانگے تو مخصوص سائز میں کمپریس ٹول بہتر رہتا ہے۔ اس میں آپ KB میں ہدف چنتے ہیں اور یہ پی ڈی ایف اور تصویر دونوں پر کام کرتا ہے۔

پھر بھی بڑی رہے تو

• دوبارہ اسکین کریں۔ لکھی ہوئی دستاویز کے لیے 150-200 dpi گرے اسکیل کافی ہے۔ 600 dpi رنگین اسکین بغیر کسی فائدے کے کئی گنا بھاری ہوتا ہے۔
• غیر ضروری صفحے نکال دیں۔ اکثر فارم کو ایک ہی صفحہ چاہیے ہوتا ہے مگر فائل میں پچھلا صفحہ یا خالی صفحہ بھی ہوتا ہے۔ پی ڈی ایف اسپلٹ سے صرف ضروری صفحے رکھیں۔
• پی ڈی ایف بنانے سے پہلے تصویریں چھوٹی کریں۔ اگر پی ڈی ایف تصویروں سے بنا رہے ہوں تو پہلے تصویروں کا سائز گھٹائیں، پھر تصویر سے پی ڈی ایف میں جوڑیں۔
• فائل کو حصوں میں بانٹیں، اگر پورٹل "دستاویز 1" اور "دستاویز 2" جیسے الگ اپ لوڈ کی سہولت دیتا ہو۔

جمع کرانے سے پہلے جانچ لیں

• فائل کا نام پورٹل کو قبول ہے؟ بعض سائٹیں اسپیس اور خاص علامات نہیں لیتیں۔ انگریزی حروف، ہندسے اور انڈر اسکور استعمال کریں۔
• فائل کسی دوسرے فون یا دوسرے پی ڈی ایف ریڈر میں بھی کھلتی ہے؟
• اصل فائل الگ محفوظ ہے؟ ہمیشہ کاپی پر کام کریں۔
• اگر پی ڈی ایف اسکین ہے اور سائٹ منتخب ہو سکنے والا متن مانگتی ہے تو OCR درکار ہوگا۔