ফর্ম পূরণ করলেন, সার্টিফিকেট বেছে নিলেন, আপলোডে চাপ দিলেন, আর পর্দায় লাল অক্ষরে এল: "ফাইলের সাইজ 200 KB-এর বেশি হবে না।" চাকরির আবেদন, কলেজে ভর্তি, বৃত্তি, সরকারি সেবার পোর্টাল কিংবা ব্যাংকে অনলাইনে অ্যাকাউন্ট খোলার সময় এই সমস্যা প্রায় সবারই হয়। সুখবর হল, কীসে ফাইল ভারী হয় সেটা জানলে প্রায় সব পিডিএফই পড়ার অযোগ্য না করে সীমার ভেতরে আনা যায়।
ছোট নথির ফাইল বড় হয় কেন
শুধু টাইপ করা লেখার পিডিএফ খুব হালকা; এক পাতা সাধারণত কয়েক দশ কিলোবাইটের। আসল ওজন আসে ছবি থেকে। মোবাইলে তোলা সার্টিফিকেটের ছবি সহজেই 3-5 MB হয়, আর 600 dpi রঙিন করে রাখা স্ক্যানার পড়ার জন্য যতটা দরকার তার চেয়ে অনেক বেশি স্পষ্ট পাতা বানায়। এমন ছবি দিয়ে পিডিএফ বানালে সেই পুরো ডেটাই ফাইলে থেকে যায়।
ধাপে ধাপে সাইজ কমান
- পিডিএফ কমপ্রেস টুল খুলে আপনার ফাইল আপলোড করুন।
- কমপ্রেশনের মাত্রা বেছে নিন। প্রথমে হালকা মাত্রা চেষ্টা করুন; ফল তবুও সীমার ওপরে থাকলে তবেই জোরালো মাত্রা নিন।
- ডাউনলোড করে ফোন বা কম্পিউটারে ফাইলের সাইজ দেখে নিন। মনে রাখবেন 1 MB = 1,024 KB; সীমা "1 MB" হলে ফাইল 950 KB-এর কাছাকাছি রাখুন।
- ফাইল খুলে সিলমোহর, ছোট লেখা আর সই জুম করে দেখুন। আরামে পড়া গেলে কাজ শেষ।
সাইট যদি ঠিক 20 KB, 50 KB, 100 KB বা 200 KB সীমা চায়, তাহলে নির্দিষ্ট সাইজে কমপ্রেস টুল ভালো। এখানে KB-তে লক্ষ্য বেছে নেওয়া যায়, আর পিডিএফ ও ছবি দুটোতেই কাজ হয়।
তবুও ফাইল বড় থাকলে
- আবার স্ক্যান করুন। লেখা নথির জন্য 150-200 dpi গ্রেস্কেল (সাদা-কালো) যথেষ্ট। রঙিন 600 dpi স্ক্যান কোনো লাভ ছাড়াই কয়েকগুণ ভারী হয়।
- অপ্রয়োজনীয় পাতা বাদ দিন। অনেক সময় ফর্মে একটি পাতাই লাগে, অথচ ফাইলে পেছনের পাতা বা ফাঁকা পাতা থাকে। পিডিএফ স্প্লিট দিয়ে শুধু দরকারি পাতা রাখুন।
- পিডিএফ বানানোর আগে ছবি ছোট করুন। ছবি জুড়ে পিডিএফ বানালে আগে ছবির সাইজ কমান, তারপর ছবি থেকে পিডিএফ টুলে জুড়ুন।
- ফাইল দু-ভাগ করুন, যদি পোর্টালে "নথি 1" আর "নথি 2"-এর মতো আলাদা আপলোডের ব্যবস্থা থাকে।
জমা দেওয়ার আগে দেখে নিন
- ফাইলের নাম কি পোর্টাল মানছে? কিছু সাইট স্পেস বা বিশেষ চিহ্ন নেয় না। ইংরেজি অক্ষর, সংখ্যা আর আন্ডারস্কোর ব্যবহার করুন।
- অন্য ফোন বা অন্য পিডিএফ ভিউয়ারেও ফাইলটি খোলে তো?
- আসল ফাইল আলাদা করে রেখেছেন তো? সব সময় কপির ওপর কাজ করুন।
- পিডিএফ স্ক্যান করা হলে আর সাইট নির্বাচনযোগ্য লেখা চাইলে OCR লাগবে।
সাধারণ প্রশ্ন
কমপ্রেস করলে কি পিডিএফ ঝাপসা হয়ে যাবে?
রঙিন স্ক্যানে খুব জোরালো কমপ্রেশন বাছলে হতে পারে। লেখা নথিতে মাঝারি মাত্রায় অক্ষর পরিষ্কার থাকে, কারণ কমপ্রেশন ভেতরের ছবির রেজোলিউশন কমায়, লেখা নয়।
KB আর MB-এর পার্থক্য কী?
1 MB-এ 1,024 KB থাকে। তাই 2 MB সীমা মানে 2,048 KB, কিন্তু কিছু পোর্টাল হাজার হিসেবে গোনে। নিরাপদ থাকতে সীমার চেয়ে প্রায় 10 শতাংশ কম রাখুন।
100 KB-এরও নিচে আনা যায় কি?
এক-দুই পাতার লেখা নথি সাধারণত যায়। অনেক পাতার রঙিন হাই-রেজোলিউশন স্ক্যান নাও আঁটতে পারে; তখন পাতা কমান বা কম রেজোলিউশনে গ্রেস্কেলে আবার স্ক্যান করুন।
সার্টিফিকেট আপলোড করা কি নিরাপদ?
LoveByPDF-এ প্রক্রিয়া করা ফাইল কিছুক্ষণ পর নিজে থেকেই মুছে যায়। খুব স্পর্শকাতর নথির জন্য নির্দিষ্ট সাইজের টুলটি ব্যবহার করতে পারেন, যা আপনার ব্রাউজারেই চলে।