फॉर्म पूरा भर लिया, सर्टिफ़िकेट चुना, अपलोड दबाया और स्क्रीन पर लाल अक्षरों में लिखा आया: "फ़ाइल का साइज़ 200 KB से कम होना चाहिए।" भर्ती परीक्षाओं, नौकरी के पोर्टल, कॉलेज एडमिशन, बैंक KYC और सरकारी आवेदनों में यह समस्या लगभग हर किसी के सामने आती है। अच्छी बात यह है कि ज़्यादातर PDF थोड़ी-सी समझदारी से सीमा के अंदर आ जाती हैं और पढ़ने लायक भी रहती हैं।

छोटे-से दस्तावेज़ की फ़ाइल बड़ी क्यों हो जाती है

सिर्फ़ टाइप किए हुए टेक्स्ट वाली PDF बहुत हल्की होती है। असली वज़न तस्वीरों का होता है। मोबाइल कैमरे से खींचा गया सर्टिफ़िकेट अक्सर 3-5 MB का होता है, और स्कैनर अगर 600 dpi रंगीन पर सेट हो तो एक पन्ना ही कई MB का बन जाता है, जबकि पोर्टल को इतनी बारीकी चाहिए ही नहीं। ऐसी तस्वीरों से बनी PDF में यह सारा डेटा बना रहता है।

PDF का साइज़ घटाने के आसान चरण

1. PDF कंप्रेस टूल खोलें और अपनी फ़ाइल अपलोड करें।
2. कंप्रेशन स्तर चुनें। पहले हल्का स्तर आज़माएँ; अगर फ़ाइल अब भी सीमा से बड़ी हो तभी ज़्यादा कंप्रेशन चुनें।
3. डाउनलोड करके फ़ाइल का साइज़ अपने फ़ोन या कंप्यूटर में देखें। ध्यान रहे 1 MB = 1,024 KB होता है, इसलिए "1 MB" की सीमा हो तो फ़ाइल को लगभग 950 KB के आसपास रखें।
4. खुली हुई फ़ाइल में ज़ूम करके मुहर, छोटे अक्षर और हस्ताक्षर देखें। अगर आराम से पढ़े जा रहे हैं तो फ़ाइल तैयार है।

जब पोर्टल ठीक 20 KB, 50 KB, 100 KB या 200 KB की सीमा माँगे, तब सटीक साइज़ में कंप्रेस टूल बेहतर है। इसमें आप KB में लक्ष्य चुनते हैं और PDF तथा फ़ोटो दोनों पर काम होता है।

फिर भी फ़ाइल बड़ी रहे तो

• दोबारा स्कैन करें। लिखे हुए दस्तावेज़ के लिए 150-200 dpi ग्रेस्केल (काले-सफ़ेद) काफ़ी है। 600 dpi रंगीन स्कैन बिना किसी फ़ायदे के कई गुना भारी होता है।
• ग़ैर-ज़रूरी पन्ने हटाएँ। कई बार फॉर्म को सिर्फ़ एक पन्ना चाहिए, पर फ़ाइल में पीछे का पन्ना या ख़ाली पन्ना भी जुड़ा होता है। PDF स्प्लिट से सिर्फ़ ज़रूरी पन्ने रखें।
• PDF बनाने से पहले फ़ोटो छोटी करें। अगर आप तस्वीरों से PDF बना रहे हैं तो पहले फ़ोटो का साइज़ घटाएँ और फिर इमेज से PDF में जोड़ें।
• फ़ाइल दो हिस्सों में बाँटें, अगर पोर्टल "दस्तावेज़ 1" और "दस्तावेज़ 2" जैसे अलग अपलोड की सुविधा देता है।

सबमिट करने से पहले जाँच लें

• फ़ाइल का नाम पोर्टल को मंज़ूर है या नहीं? कुछ साइटें स्पेस और विशेष चिह्न नहीं लेतीं। अक्षर, अंक और अंडरस्कोर (_) इस्तेमाल करें।
• फ़ाइल किसी दूसरे फ़ोन या व्यूअर में भी खुलती है?
• मूल फ़ाइल अलग सुरक्षित रखी है? हमेशा कॉपी पर काम करें।
• अगर आपकी फ़ोटो या हस्ताक्षर रिजेक्ट हो रहे हैं, तो वे अलग नियमों से जाँचे जाते हैं; उसके लिए परीक्षा फ़ोटो और हस्ताक्षर रीसाइज़र टूल देखें।