लगभग हर किसी को ज़िंदगी में दो छोटे पत्र ज़रूर लिखने पड़ते हैं: एक जिससे कोई और आपकी ओर से काम कर सके, और दूसरा छुट्टी का आवेदन। दोनों आसान हैं, और दोनों एक ही कारण से लौटाए जाते हैं: ज़रूरी जानकारी का न होना। देखिए, हर एक में क्या चाहिए।
अधिकार पत्र (ऑथराइज़ेशन लेटर)
अधिकार पत्र में लिखा होता है: "मैं, [नाम], [व्यक्ति] को अपनी ओर से [विशिष्ट काम] करने के लिए अधिकृत करता/करती हूँ।" इसका इस्तेमाल पार्सल, प्रमाणपत्र या चेक लेने, सरकारी कार्यालय या बैंक में दस्तावेज़ जमा करने, या किसी बैठक में आपकी जगह जाने के लिए होता है।
क्या-क्या लिखें
- आपका पूरा नाम, पता और पहचान पत्र का संदर्भ (जहाँ ज़रूरी न हो वहाँ पूरा नंबर न लिखें, सिर्फ़ आख़िरी अंक काफ़ी हैं)।
- अधिकृत व्यक्ति का पूरा नाम और आपसे रिश्ता।
- सटीक काम और संबंधित दफ़्तर या संस्था। "रजिस्ट्रार कार्यालय से मेरी डिग्री का प्रमाणपत्र प्राप्त करना" बेहतर है, "मेरी ओर से सभी कार्य करना" नहीं।
- तारीख़, या वह अवधि जिसके लिए अधिकार मान्य है।
- आपके हस्ताक्षर, और अगर दफ़्तर माँगे तो अधिकृत व्यक्ति के नमूना हस्ताक्षर।
- दोनों व्यक्तियों के फ़ोटो पहचान पत्र की प्रतियाँ, क्योंकि दफ़्तर आम तौर पर उन्हें जाँचता है।
मुफ़्त अधिकार पत्र टेम्पलेट से शुरू करें, विवरण भरें और PDF डाउनलोड कर लें।
छुट्टी का आवेदन
छुट्टी का आवेदन एक विनम्र निवेदन है, जिसमें वह सब जानकारी हो जो आपके अधिकारी को मंज़ूरी देने और काम की योजना बनाने के लिए चाहिए।
क्या-क्या लिखें
- आवेदन की तारीख़ और जिन्हें संबोधित है उनका नाम।
- छुट्टी का प्रकार और तारीख़ें: "आकस्मिक अवकाश 14 से 16 अक्टूबर 2026 तक, 3 कार्यदिवस"।
- संक्षिप्त कारण। एक पंक्ति काफ़ी है; निजी चिकित्सा जानकारी देना ज़रूरी नहीं।
- आपका काम कौन सँभालेगा और आपातकाल में आप कैसे उपलब्ध रहेंगे।
- ज़रूरत हो तो संलग्न दस्तावेज़, जैसे लंबी बीमारी की छुट्टी में मेडिकल प्रमाणपत्र।
जितना जल्दी हो सके आवेदन करें, और कंपनी का वही तरीक़ा अपनाएँ जो वे चाहते हैं: फ़ॉर्म, ईमेल या हस्ताक्षरित पत्र। छुट्टी आवेदन टेम्पलेट आपको हिंदी में तैयार ढाँचा देता है।
नमूना भाषा
आदरणीय श्री खान जी,
मैं पारिवारिक कार्यक्रम में शामिल होने के लिए 14 अक्टूबर से 16 अक्टूबर 2026 तक (3 कार्यदिवस) आकस्मिक अवकाश चाहती हूँ। मेरी सहकर्मी नेहा ने ज़रूरी कामों का ज़िम्मा लेने के लिए सहमति दी है और मैं फ़ोन पर उपलब्ध रहूँगी। कृपया मेरा अवकाश स्वीकृत करें।
धन्यवाद,
ऋतु सेन
काग़ज़ी काम ठीक से पूरा करें
- तारीख़ें और वर्तनी दो बार जाँचें; ग़लत तारीख़ वह सबसे आम कारण है जिससे दफ़्तर पत्र लौटा देते हैं।
- पत्र पर हस्ताक्षर करें। PDF में हस्ताक्षर PDF साइन टूल से जोड़ सकते हैं।
- अगर ईमेल में एक ही अटैचमेंट देना हो, तो PDF मर्ज से पत्र और आईडी की प्रतियाँ एक फ़ाइल में जोड़ लें।
- जो भेजा है उसकी एक प्रति अपने पास रखें।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
क्या अधिकार पत्र को नोटरी से सत्यापित कराना ज़रूरी है?
दस्तावेज़ या पार्सल लेने जैसे सामान्य कामों में आम तौर पर नहीं। संपत्ति, क़ानूनी और बड़े आर्थिक मामलों में औपचारिक मुख़्तारनामा (पावर ऑफ़ अटॉर्नी) चाहिए; दफ़्तर से पूछ लें कि वह क्या स्वीकार करता है।
क्या छुट्टी का आवेदन ईमेल से भेज सकते हैं?
ज़्यादातर दफ़्तरों में हाँ। कंपनी की नीति का पालन करें और मंज़ूरी का जवाब सबूत के तौर पर रखें।
छुट्टी के लिए कितने दिन पहले बताना चाहिए?
जितना जल्दी हो सके। पहले से तय छुट्टी काफ़ी पहले माँगनी चाहिए, और अचानक बीमारी की स्थिति में उसी दिन अपने अधिकारी को सूचित करें।
क्या टेम्पलेट मुफ़्त हैं?
हाँ, आप टेम्पलेट ऑनलाइन भरकर PDF के रूप में डाउनलोड कर सकते हैं।