هناك مهمتان تتكرران دائمًا مع المستندات: جمع عدة ملفات في ملف واحد، وأخذ جزء فقط من ملف طويل. مثال ذلك ملف طلب التقديم المكوّن من صورة الهوية والشهادات وخطاب التعريف، أو فواتير الشهر التي تُرسَل إلى المحاسب، أو فصل واحد من تقرير في 200 صفحة. وبعض العادات البسيطة تجنّبك الأخطاء المعروفة: صفحات مبعثرة، أو ورقة ناقصة، أو ملف أكبر من أن يُرسَل.
دمج ملفات PDF في أربع خطوات
- أعد تسمية الملفات بحيث ترتَّب كما تريد:
01_cover.pdfو02_id.pdfو03_certificate.pdf. - افتح أداة دمج PDF وأضف الملفات. تُدمج بالترتيب الذي تضيفها به، فأضفها بالترتيب النهائي مباشرة.
- نفّذ الدمج ونزّل الملف الناتج.
- تصفّح الناتج مرة كاملة. انظر إلى أول صفحة وآخر صفحة من كل ملف أصلي وتأكد أن شيئًا لا يظهر مقلوبًا أو مفقودًا.
وإذا أردت إعادة ترتيب صفحات منفردة من عدة ملفات، لا ملفات كاملة فقط، فإن عرض الصفحات في أداة الدمج وتبديل الصفحات يريك كل صفحة، ويتيح لك سحبها إلى مكان آخر أو استبدالها أو حذفها.
تقسيم ملف PDF
تعمل أداة تقسيم PDF بطريقتين. يمكنك حفظ كل صفحة في ملف مستقل، وهذا مفيد لحزمة مستندات مسحتها ضوئيًا معًا، أو كتابة نطاقات صفحات لتحصل على تلك الصفحات بالضبط، مثل الصفحات الثلاث الأولى والصفحة 7. استخدم النطاق عندما تريد إرسال جزء من المستند فقط؛ فيبقى الملف أخف ولا تشارك صفحات لا تعني المستلم.
مشكلات شائعة وكيف تتجنبها
- الملف محمي بكلمة مرور. أزل كلمة المرور أولًا بأداة فك حماية PDF ثم ادمج.
- الناتج كبير جدًا. ادمج أولًا ثم اضغط؛ راجع دليلنا عن تقليص PDF إلى حد معيّن.
- اختلاف مقاس الصفحات أو اتجاهها. يمكن خلط A4 مع Letter، لكن بعض المواقع تفحص كل صفحة على حدة. راجع الشروط قبل الرفع.
- ترقيم الصفحات يبدو خاطئًا بعد الدمج. أضف الترقيم في النهاية، بعد استقرار الترتيب، بأداة ترقيم الصفحات.
- اختفت الإشارات المرجعية أو الروابط. لا تفترض أنها ستبقى؛ تحقق منها في الناتج إن كانت مهمة.
روتين منظّم للمهام المتكررة
إذا كنت ترسل الحزمة نفسها كل شهر، فأنشئ مجلدًا لكل شهر بأسماء ملفات مرقّمة وقائمة تحقق قصيرة: دمج، ثم مراجعة، ثم ضغط عند الحاجة، ثم ترقيم. تستغرق العملية دقائق، ويصعب معها أن تنسى صفحة.
أسئلة شائعة
هل يقلل الدمج من الجودة؟
لا. الدمج يضع الصفحات الموجودة بعضها بجانب بعض دون إعادة إنشائها، فيبقى النص والصور كما هي.
كم ملفًا يمكن دمجه دفعة واحدة؟
تقبل أداة دمج PDF ملفات كثيرة دفعة واحدة، بينما تعالج أداة الدمج وتبديل الصفحات حتى ستة ملفات مع محرر مرئي للصفحات. يظهر الحد الحالي في صفحة كل أداة.
هل يمكنني استخراج صفحة واحدة فقط؟
نعم. في أداة تقسيم PDF اكتب رقم الصفحة كنطاق، مثل 5، ونزّل ملف الصفحة الواحدة.
هل أستطيع تغيير ترتيب الصفحات بعد الدمج؟
نعم، باستخدام أداة إعادة ترتيب الصفحات أو عرض الصفحات في أداة الدمج وتبديل الصفحات.