دستاویزات کے ساتھ کام میں دو کام بار بار آتے ہیں: کئی فائلوں کو ایک بنانا، اور لمبی فائل سے صرف ایک حصہ لینا۔ مثلاً درخواست کے لیے شناختی کارڈ کی کاپی، ڈگری اور کور لیٹر ایک فائل میں بھیجنا، اکاؤنٹنٹ کو مہینے کے سارے بل ایک ساتھ دینا، یا 200 صفحوں کی رپورٹ سے ایک ہی باب بھیجنا۔ چند عادتیں اپنا لیں تو پرانی غلطیوں سے بچا جا سکتا ہے: ترتیب کی گڑبڑ، کسی صفحے کا رہ جانا، یا بھیجنے کے لیے فائل کا بہت بڑا ہو جانا۔
چار مرحلوں میں پی ڈی ایف جوڑنا (مرج)
- پہلے فائلوں کے نام ایسے رکھیں کہ صحیح ترتیب میں آئیں:
01_cover_letter.pdf،02_cnic.pdf،03_degree.pdf۔ - پی ڈی ایف مرج ٹول کھول کر فائلیں شامل کریں۔ فائلیں اسی ترتیب سے جڑتی ہیں جس سے آپ ڈالتے ہیں، اس لیے آخری ترتیب ہی میں ڈالیں۔
- مرج چلائیں اور جڑی ہوئی فائل ڈاؤن لوڈ کریں۔
- نتیجہ ایک بار شروع سے آخر تک دیکھ لیں۔ ہر اصل فائل کا پہلا اور آخری صفحہ جانچیں؛ کوئی صفحہ الٹا یا غائب نہ ہو۔
اگر صرف پوری فائلیں نہیں بلکہ مختلف فائلوں کے الگ الگ صفحے آپس میں بدلنے ہوں تو مرج اور صفحہ بدلیں ٹول کے پیج ویو میں ہر صفحہ نظر آتا ہے؛ اسے کھینچ کر دوسری جگہ رکھ سکتے ہیں، بدل سکتے ہیں یا ہٹا سکتے ہیں۔
پی ڈی ایف کو الگ کرنا (اسپلٹ)
پی ڈی ایف اسپلٹ ٹول دو طرح سے کام کرتا ہے۔ ہر صفحے کو الگ فائل بنا سکتے ہیں، جو ایک ساتھ اسکین کی گئی الگ الگ دستاویزات کے ڈھیر کے لیے کارآمد ہے۔ یا صفحوں کی رینج لکھ کر عین وہی صفحے لے سکتے ہیں، جیسے پہلے تین صفحے اور صفحہ 7۔ جب دستاویز کا صرف ایک حصہ بھیجنا ہو تو رینج والا طریقہ اپنائیں: فائل ہلکی رہتی ہے اور وہ صفحے بھی شیئر نہیں ہوتے جن سے وصول کنندہ کا کوئی تعلق نہیں۔
عام مسائل اور ان کا حل
- فائل پر پاس ورڈ ہے۔ پہلے پی ڈی ایف ان لاک سے پاس ورڈ ہٹائیں، پھر مرج کریں۔
- جوڑنے کے بعد فائل بہت بڑی ہو گئی۔ پہلے مرج کریں، بعد میں کمپریس۔ اس کے لیے "پی ڈی ایف کا سائز گھٹانے" والی ہماری گائیڈ دیکھیں۔
- صفحوں کا سائز یا رخ مختلف ہے۔ A4 اور Letter مل سکتے ہیں، لیکن کچھ پورٹل ہر صفحہ الگ جانچتے ہیں۔ اپ لوڈ سے پہلے شرائط پڑھ لیں۔
- مرج کے بعد صفحہ نمبر غلط نظر آ رہے ہیں۔ ترتیب طے ہو جانے کے بعد سب سے آخر میں صفحہ نمبر ٹول سے نمبر لگائیں۔
- بک مارک یا لنک غائب ہیں۔ فرض نہ کریں کہ وہ بچ جائیں گے؛ اہم ہوں تو نتیجے میں جانچ لیں۔
بار بار کے کاموں کے لیے منظم طریقہ
اگر ہر مہینے ایک جیسا پیکٹ بھیجتے ہیں تو ہر مہینے کا الگ فولڈر بنائیں، فائلوں کے نام میں نمبر رکھیں اور ایک مختصر چیک لسٹ بنا لیں: مرج، جانچ، ضرورت ہو تو کمپریس، پھر صفحہ نمبر۔ چند منٹ لگتے ہیں اور کسی صفحے کے رہ جانے کا امکان کم ہو جاتا ہے۔
اکثر پوچھے جانے والے سوالات
کیا مرج کرنے سے معیار گرتا ہے؟
نہیں۔ مرج میں موجودہ صفحے محض ساتھ ساتھ رکھے جاتے ہیں، انہیں دوبارہ بنایا نہیں جاتا، اس لیے تحریر اور تصویریں ویسی ہی رہتی ہیں۔
ایک بار میں کتنی فائلیں جوڑی جا سکتی ہیں؟
پی ڈی ایف مرج ٹول ایک بار میں کئی فائلیں لیتا ہے، جبکہ مرج اور صفحہ بدلیں ٹول بصری صفحہ ایڈیٹر کے ساتھ ایک بار میں زیادہ سے زیادہ 6 پی ڈی ایف لیتا ہے۔ موجودہ حد ہر ٹول کے صفحے پر لکھی ہوتی ہے۔
کیا صرف ایک صفحہ نکالا جا سکتا ہے؟
جی ہاں۔ پی ڈی ایف اسپلٹ میں رینج کی جگہ وہی صفحہ نمبر، مثلاً 5، لکھیں اور ایک صفحے والی فائل ڈاؤن لوڈ کریں۔
کیا مرج کے بعد ترتیب بدل سکتے ہیں؟
جی ہاں، "صفحات کی ترتیب بدلیں" ٹول یا مرج اور صفحہ بدلیں ٹول کے پیج ویو سے۔