নথি নিয়ে কাজ করতে গেলে দুটো কাজ বারবার আসে: কয়েকটা ফাইল এক করা, আর লম্বা ফাইল থেকে শুধু একটা অংশ নেওয়া। যেমন আবেদনের জন্য পরিচয়পত্র, সার্টিফিকেট আর কভার লেটার এক ফাইলে পাঠানো, হিসাবরক্ষককে মাসের সব বিল একসঙ্গে দেওয়া, কিংবা 200 পাতার রিপোর্টের একটি অধ্যায় পাঠানো। কয়েকটা অভ্যাস মেনে চললে পুরনো ভুলগুলো এড়ানো যায়: ক্রম গোলমাল, একটা পাতা বাদ পড়া, বা পাঠানোর জন্য ফাইল বেশি বড় হয়ে যাওয়া।
চার ধাপে পিডিএফ জোড়া (মার্জ)
- আগে ফাইলের নাম এমন রাখুন যাতে সঠিক ক্রমে সাজে:
01_cover_letter.pdf,02_id_proof.pdf,03_certificate.pdf। - পিডিএফ মার্জ টুল খুলে ফাইল যোগ করুন। ফাইলগুলো যে ক্রমে দেবেন সেই ক্রমেই জোড়া লাগে, তাই চূড়ান্ত ক্রমেই দিন।
- মার্জ চালিয়ে জোড়া ফাইলটি ডাউনলোড করুন।
- ফলাফল একবার শুরু থেকে শেষ পর্যন্ত দেখে নিন। প্রতিটি মূল ফাইলের প্রথম ও শেষ পাতা মিলিয়ে দেখুন; কোনো পাতা উল্টো বা অনুপস্থিত নয় তো।
শুধু পুরো ফাইল নয়, বিভিন্ন ফাইলের আলাদা আলাদা পাতা এদিক-ওদিক করতে চাইলে মার্জ ও পেজ সোয়াপ টুল-এর পেজ ভিউতে প্রতিটি পাতা দেখা যায়; টেনে সরানো, বদলানো বা বাদ দেওয়া যায়।
পিডিএফ ভাগ করা (স্প্লিট)
পিডিএফ স্প্লিট টুল দুভাবে কাজ করে। প্রতিটি পাতাকে আলাদা ফাইল করা যায়, যা একসঙ্গে স্ক্যান করা আলাদা আলাদা নথির স্তূপের জন্য কাজের। আবার পাতার পরিসর লিখে ঠিক সেই পাতাগুলো নেওয়া যায়, যেমন প্রথম তিন পাতা আর পাতা 7। নথির শুধু একটা অংশ পাঠাতে হলে পরিসরের পদ্ধতি নিন। এতে ফাইল ছোট থাকে আর প্রাপকের দরকার নেই এমন পাতাও শেয়ার হয় না।
সাধারণ সমস্যা ও সমাধান
- ফাইলে পাসওয়ার্ড দেওয়া। আগে পিডিএফ আনলক দিয়ে পাসওয়ার্ড সরান, তারপর মার্জ করুন।
- জোড়ার পর ফাইল খুব বড়। আগে মার্জ, পরে কমপ্রেস করুন। এর জন্য "পিডিএফের সাইজ কমানো" গাইডটি দেখুন।
- পাতার মাপ বা দিক আলাদা। A4 ও Letter মেশানো যায়, কিন্তু কিছু পোর্টাল পাতা ধরে ধরে যাচাই করে। আপলোডের আগে শর্ত দেখে নিন।
- মার্জের পর পেজ নম্বর ভুল দেখাচ্ছে। ক্রম চূড়ান্ত হওয়ার পর সবার শেষে পেজ নম্বর টুল-এ নম্বর বসান।
- বুকমার্ক বা লিংক হারিয়ে গেছে। ধরে নেবেন না যে সেগুলো থেকে যাবে; জরুরি হলে ফলাফলে যাচাই করুন।
নিয়মিত কাজের জন্য গোছানো পদ্ধতি
প্রতি মাসে একই প্যাকেট পাঠালে মাসের নামে আলাদা ফোল্ডার, নম্বর দেওয়া ফাইলের নাম আর ছোট একটা চেকলিস্ট রাখুন: মার্জ, যাচাই, দরকারে কমপ্রেস, তারপর পেজ নম্বর। কয়েক মিনিটেই কাজ হয় আর কোনো পাতা বাদ পড়ার সম্ভাবনা কমে।
সাধারণ প্রশ্ন
মার্জ করলে কি মান কমে?
না। মার্জে বিদ্যমান পাতাগুলো পাশাপাশি বসানো হয়, নতুন করে তৈরি করা হয় না, তাই লেখা ও ছবি আগের মতোই থাকে।
একবারে কটা ফাইল জোড়া যায়?
পিডিএফ মার্জ টুল একবারে অনেক ফাইল নেয়, আর মার্জ ও পেজ সোয়াপ টুল ভিজ্যুয়াল পেজ এডিটরে একবারে সর্বোচ্চ 6টি পিডিএফ নেয়। বর্তমান সীমা প্রতিটি টুলের পাতায় লেখা থাকে।
শুধু একটা পাতা আলাদা করা যায়?
যায়। পিডিএফ স্প্লিটে পরিসরের জায়গায় সেই পাতার নম্বর, যেমন 5, লিখে এক পাতার ফাইল ডাউনলোড করুন।
জোড়ার পর পাতার ক্রম বদলানো যায়?
যায়। "পেজ রিঅর্ডার" টুল বা মার্জ ও পেজ সোয়াপ টুলের পেজ ভিউ দিয়ে পাতা এদিক-ওদিক করা যায়।