Ein Kündigungsschreiben zu verfassen wirkt schwieriger, als es ist. Du musst weder deine Laufbahn erklären noch alte Rechnungen begleichen. Das Schreiben hat einen einzigen Zweck: klar mitzuteilen, dass du gehst und zu welchem Datum, in einem Ton, den du nicht bereust, wenn ein künftiger Arbeitgeber nach Referenzen fragt.

Was ins Schreiben gehört

1. Datum des Schreibens.
2. Empfänger: deine Führungskraft oder die Personalabteilung, wie es in deinem Unternehmen üblich ist.
3. Ein eindeutiger Satz: „Hiermit kündige ich das Arbeitsverhältnis zum nächstmöglichen Zeitpunkt, hilfsweise zum [Datum].“
4. Der letzte Arbeitstag gemäß Kündigungsfrist.
5. Ein kurzer Dank und das Angebot, bei der Übergabe zu helfen.
6. Eigenhändige Unterschrift und Name.

Schriftform und Kündigungsfrist

In Deutschland braucht die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses nach § 623 BGB die Schriftform, also einen Brief auf Papier mit eigenhändiger Unterschrift. Eine E-Mail, ein Fax oder ein eingefügtes Unterschriftsbild reichen nicht aus. Die Datei hier ist also dazu da, das Schreiben sauber zu formulieren; ausdrucken und mit dem Stift unterschreiben musst du es trotzdem. Die gesetzliche Grundkündigungsfrist nach § 622 BGB beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende eines Kalendermonats, Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag können aber längere oder andere Fristen vorsehen. Lies deinen Vertrag. Die Frist läuft ab Zugang der Kündigung beim Arbeitgeber. Möchtest du früher gehen, frage schriftlich nach einem Aufhebungsvertrag und lass dir die Einigung bestätigen.

Wenige Zeilen genügen

Ein Beispiel zum Anpassen:

Sehr geehrte Frau Becker,
hiermit kündige ich mein Arbeitsverhältnis ordentlich und fristgerecht zum 30. November 2026, hilfsweise zum nächstmöglichen Zeitpunkt. Ich bitte um eine schriftliche Bestätigung des Kündigungseingangs und des Beendigungsdatums. Vielen Dank für die Zusammenarbeit und das Gelernte. Ich werde meine laufenden Aufgaben vor meinem Ausscheiden übergeben und bin gern bereit, meine Nachfolge einzuarbeiten.
Mit freundlichen Grüßen
Jonas Weber

Du kannst auch die kostenlose Vorlage für das Kündigungsschreiben ausfüllen, als PDF herunterladen und ausdrucken. Weitere Dokumente findest du in der Vorlagenbibliothek.

Was du weglassen solltest

• Vorwürfe gegen Kollegen, Gehalt oder Führung. Rückmeldungen gehören ins Austrittsgespräch.
• Angaben zum neuen Arbeitgeber. Das ist deine Sache, bis du etwas anderes entscheidest.
• Emotionale Sprache. Bleib sachlich und höflich.

Wie du das Schreiben übergibst

Sprich wenn möglich zuerst mit deiner Führungskraft, damit das Schreiben keine Überraschung ist. Gib den Brief persönlich ab und lass dir den Empfang auf einer Kopie bestätigen, oder verschicke ihn so, dass der Zugang nachweisbar ist, etwa per Einwurf mit Zeugen oder per Einschreiben. Behalte eine Kopie und notiere dir das Zugangsdatum, denn ab dort läuft die Frist.

Nach der Kündigung

• Erstelle eine Übergabeliste: Projekte, Zugangsdaten, die beim Unternehmen bleiben, offene Aufgaben und Kontakte.
• Kläre Resturlaub beziehungsweise dessen Abgeltung und den Zeitpunkt der letzten Gehaltsabrechnung.
• Bitte rechtzeitig schriftlich um ein qualifiziertes Arbeitszeugnis.
• Bewahre Kopien von Gehaltsabrechnungen und Arbeitsvertrag in einem privaten Ordner auf.

Häufige Fragen

Reicht eine Kündigung per E-Mail?

Für die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses in Deutschland nicht: Verlangt wird die Schriftform mit eigenhändiger Unterschrift. Eine E-Mail kann zusätzlich zur Vorabinformation dienen.

Muss ich einen Grund nennen?

Bei einer ordentlichen Kündigung musst du als Arbeitnehmer keinen Grund angeben. Eine neutrale Formulierung genügt.

Kann ich die Kündigung zurücknehmen?

Nur im Einvernehmen mit dem Arbeitgeber. Wenn die Kündigung zugegangen ist, ist sie grundsätzlich bindend; überlege es dir also vorher gut.

Gilt die Vorlage auch in anderen Ländern?

Der Aufbau ist fast überall ähnlich. Fristen und Formvorschriften unterscheiden sich jedoch, lies deshalb deinen Vertrag und die örtlichen Regeln.