Menulis surat pengunduran diri terasa lebih sulit daripada kenyataannya. Kamu tidak perlu menceritakan seluruh karier atau menyelesaikan urusan lama. Surat ini hanya punya satu tujuan: menyatakan dengan jelas bahwa kamu berhenti dan mulai tanggal berapa, dengan nada yang tidak akan kamu sesali saat perusahaan baru meminta referensi.

Isi yang wajib ada

1. Tanggal surat.
2. Penerima: atasan langsung atau HRD, sesuai kebijakan perusahaan.
3. Kalimat yang jelas: "Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan [jabatan] di [perusahaan]."
4. Hari kerja terakhir, sesuai masa pemberitahuan.
5. Ucapan terima kasih singkat dan kesediaan membantu serah terima pekerjaan.
6. Tanda tangan dan nama lengkap.

Pahami dulu masa pemberitahuan

Lama pemberitahuan biasanya tertulis di perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Di banyak perusahaan, surat resign diajukan paling lambat 30 hari sebelum hari kerja terakhir, tetapi aturan tiap perusahaan bisa berbeda. Hitung dari hari surat diserahkan, bukan dari tanggal yang kamu inginkan. Kalau ingin keluar lebih cepat, tanyakan secara tertulis apakah perusahaan menyetujui masa pemberitahuan yang lebih singkat atau penyesuaian dengan sisa cuti, dan jangan berasumsi: minta persetujuannya lewat email.

Cukup lima baris

Contoh yang bisa kamu sesuaikan:

Yth. Ibu Sari Wulandari,
Dengan ini saya mengajukan pengunduran diri dari jabatan Staf Operasional. Sesuai ketentuan masa pemberitahuan 30 hari, hari kerja terakhir saya adalah 30 November 2026. Terima kasih atas kesempatan, dukungan, dan ilmu yang saya peroleh selama bekerja di sini. Sebelum keluar, saya akan menyelesaikan serah terima pekerjaan dan bersedia membantu mengarahkan pengganti saya.
Hormat saya,
Budi Santoso

Kamu juga bisa mengisi contoh surat pengunduran diri gratis, mengunduhnya sebagai PDF, lalu mencetak atau mengirimnya. Dokumen lain tersedia di pustaka contoh surat.

Yang sebaiknya tidak ditulis

• Keluhan tentang rekan kerja, gaji, atau manajemen. Kalau ada masukan, sampaikan saat wawancara keluar.
• Rincian tentang perusahaan barumu. Itu urusanmu sampai kamu memutuskan lain.
• Bahasa yang emosional. Tetap faktual dan santun.

Cara menyerahkannya

Kalau bisa, bicarakan dulu dengan atasan agar surat itu bukan kejutan. Setelah itu kirim ke orang yang ditunjuk dalam kebijakan perusahaan dan simpan salinan bertanda tangan atau email terkirim. Kalau perusahaan meminta surat asli bertanda tangan basah, cetak dan tanda tangani dengan pulpen; kalau salinan bertanda tangan diterima, kamu bisa menambahkan tanda tangan di PDF. Minta tanda terima tertulis dan tanggal yang mereka catat sebagai awal masa pemberitahuan.

Setelah mengundurkan diri

• Buat daftar serah terima: proyek, kata sandi yang harus diserahkan ke perusahaan, tugas yang belum selesai, dan kontak.
• Tanyakan tanggal pembayaran hak terakhir dan nasib sisa cuti.
• Minta surat keterangan kerja (paklaring) secara tertulis di akhir.
• Simpan salinan slip gaji dan perjanjian kerja di folder pribadi.

Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah resign lewat email cukup?

Di banyak perusahaan cukup, tetapi sebagian meminta surat bertanda tangan di atas kertas. Cek kebijakan perusahaan dan, kalau ragu, lakukan keduanya.

Haruskah menyebut alasan berhenti?

Tidak wajib. Kalimat netral seperti "karena alasan pribadi dan pengembangan karier" sudah cukup.

Bisakah pengunduran diri dibatalkan?

Hanya jika perusahaan setuju. Setelah diterima biasanya mengikat, jadi yakinkan diri dulu sebelum menyerahkan.

Apakah contoh surat ini bisa dipakai di negara lain?

Susunannya hampir sama di mana pun. Masa pemberitahuan dan syarat bentuknya berbeda-beda, jadi baca perjanjian kerja dan aturan setempat.