Eine E-Mail ist kein abgeschlossener Schrank. Ein PDF mit Kontoauszug, Vertrag oder einer Kopie deines Reisepasses lässt sich weiterleiten, auf andere Geräte synchronisieren oder von jemandem öffnen, der dein Postfach mitnutzt. Ein Passwort ist eine zusätzliche Schutzschicht, die in unter einer Minute gesetzt ist. Der umgekehrte Weg ist genauso nützlich: Viele Dokumente, die du erhältst, sind bereits geschützt, und für dein privates Archiv willst du vielleicht eine Kopie ohne Passwort.

Ein PDF schützen

1. Öffne PDF schützen und lade die Datei hoch.
2. Gib das Passwort ein, das beim Öffnen des Dokuments abgefragt werden soll.
3. Lade die geschützte Datei herunter und teste sie: Öffne sie und prüfe, ob das Passwort verlangt wird.
4. Verschicke die Datei und teile das Passwort über einen anderen Kanal mit, zum Beispiel per Anruf oder separater Nachricht.

Ein gutes Passwort wählen

• Nimm mindestens 12 Zeichen. Eine kurze Wortfolge ohne Zusammenhang ist leichter zu merken und schwerer zu erraten als ein „cleveres“ Wort mit einer Zahl am Ende.
• Verwende keine Geburtsdaten, Telefonnummern oder Namen des Empfängers.
• Schreibe das Passwort nie in dieselbe E-Mail wie den Anhang, sonst ist der Schutz sinnlos.
• Bewahre das Passwort auf. Wer es vergisst, kommt auf ehrlichem Weg nicht mehr an den Inhalt. Ein Passwortmanager ist ideal.

Ein geschütztes PDF öffnen oder entsperren

Verlangt eine Datei ein Passwort und du kennst es, entfernt PDF entsperren den Schutz und gibt dir eine normale Kopie. Üblich ist das bei Gehaltsabrechnungen, Kontoauszügen oder Dokumenten von Behörden, die mit einem aus deinen eigenen Daten gebildeten Passwort verschlüsselt ankommen. Das Schreiben oder die E-Mail des Absenders erklärt meist das Muster. Hast du Dutzende gesperrter Dateien, kannst du Dateinamen und Passwörter in einer Excel-Liste hinterlegen und alle in einem Durchgang entsperren.

Wann das Passwort entfernen?

Entferne es von deiner eigenen Kopie, wenn du die Datei mit anderen zusammenfügen, mit Seitenzahlen versehen, unterschreiben oder umwandeln willst, denn die meisten Tools können gesperrte Dateien nicht bearbeiten. Behalte die geschützte Version zum Versenden und die entsperrte für dein privates Archiv, an einem sicheren Ort gespeichert.

Ein Passwort ist nicht alles

Ein Passwort hält Neugierige fern, hindert aber niemanden, der es kennt, daran, die Datei weiterzugeben. Enthält das Dokument Ausweisnummern, schwärze zusätzlich, was nicht gezeigt werden muss, und sende nur die erforderlichen Seiten.