E-posta, kilitli bir çekmece değildir. Banka ekstresi, sözleşme ya da pasaport fotokopisi içeren bir PDF başkasına iletilebilir, diğer cihazlara eşitlenebilir veya posta kutunuzu paylaşan biri tarafından açılabilir. Parola, bir dakikadan kısa sürede eklenen ek bir koruma katmanıdır. Tersi de en az o kadar işe yarar: Size gelen birçok belge zaten korumalıdır ve kişisel arşiviniz için parolasız bir kopya isteyebilirsiniz.

PDF'i koruma

1. PDF Koru aracını açın ve dosyayı yükleyin.
2. Belgeyi açan kişiden istenecek parolayı yazın.
3. Korumalı dosyayı indirin ve deneyin: açıp parola isteyip istemediğine bakın.
4. Dosyayı gönderin ve parolayı başka bir kanaldan iletin; örneğin telefonla ya da ayrı bir mesajla.

İyi bir parola seçmek

• En az 12 karakter kullanın. Birbiriyle ilgisiz kelimelerden oluşan kısa bir cümle, sonuna rakam eklenmiş «akıllı» bir kelimeden hem hatırlaması kolay hem tahmini zordur.
• Doğum tarihi, telefon numarası veya alıcının adını kullanmayın.
• Parolayı asla dosyanın eklendiği e-postaya yazmayın; bu korumanın amacını ortadan kaldırır.
• Parolayı saklayın. Unutursanız içeriği geri almanın dürüst bir yolu yoktur. Parola yöneticisi idealdir.

Korumalı PDF'i açma veya kilidini kaldırma

Bir dosya parola istiyorsa ve parolayı biliyorsanız PDF Kilidini Aç parolayı kaldırır ve size normal bir kopya verir. Maaş bordroları, banka ekstreleri veya kendi bilgilerinizden türetilmiş bir parolayla kilitli gelen resmî belgelerde bu sık görülür. Gönderenin yazısı ya da e-postası parolanın nasıl oluşturulduğunu genellikle açıklar. Onlarca kilitli dosyanız varsa dosya adlarını ve parolalarını bir Excel listesine yazıp hepsinin kilidini toplu olarak açabilirsiniz.

Parolayı ne zaman kaldırmalı?

Dosyayı başkalarıyla birleştirecek, sayfa numarası ekleyecek, imzalayacak ya da dönüştürecekseniz kendi kopyanızdan parolayı kaldırın; çünkü çoğu araç kilitli dosyada çalışamaz. Korumalı sürümü göndermek için, kilitsiz sürümü kişisel arşiviniz için güvenli bir yerde saklayın.

Parola her şey değildir

Parola meraklıları uzak tutar ama parolayı bilen kişinin dosyayı paylaşmasını engellemez. Belgede kimlik numaraları varsa gösterilmesi gerekmeyenleri de gizleyin ve yalnızca gerekli sayfaları gönderin.