Un e-mail n'est pas un tiroir fermé à clé. Un PDF contenant un relevé bancaire, un contrat ou la copie de votre passeport peut être transféré, synchronisé sur d'autres appareils ou ouvert par quelqu'un qui partage votre messagerie. Y mettre un mot de passe prend moins d'une minute. L'opération inverse est tout aussi utile : beaucoup de documents que vous recevez sont déjà protégés, et vous voudrez peut-être en garder une copie sans mot de passe pour vos archives personnelles.

Protéger un PDF

1. Ouvrez Protéger un PDF et importez le fichier.
2. Saisissez le mot de passe que devra entrer la personne qui ouvre le document.
3. Téléchargez le fichier protégé et testez-le : ouvrez-le et vérifiez qu'il demande bien le mot de passe.
4. Envoyez le fichier et communiquez le mot de passe par un autre canal, par exemple un appel ou un message séparé.

Choisir un bon mot de passe

• Prévoyez au moins 12 caractères. Une courte phrase de mots sans lien est plus facile à retenir et plus difficile à deviner qu'un mot « malin » suivi d'un chiffre.
• Évitez les dates de naissance, les numéros de téléphone et le nom du destinataire.
• N'écrivez jamais le mot de passe dans le même e-mail que la pièce jointe : cela annule l'intérêt de la protection.
• Conservez-le. Si vous l'oubliez, il n'existe aucun moyen honnête de récupérer le contenu. Un gestionnaire de mots de passe est idéal.

Ouvrir ou déverrouiller un PDF protégé

Si un fichier demande un mot de passe et que vous le connaissez, Déverrouiller un PDF le retire et vous donne une copie normale. C'est courant avec les bulletins de paie, les relevés bancaires ou les documents administratifs envoyés verrouillés par un mot de passe composé de vos propres informations. Le courrier ou l'e-mail de l'expéditeur explique en général la règle. Si vous avez des dizaines de fichiers verrouillés, vous pouvez lister dans un tableau Excel les noms de fichiers et leurs mots de passe, puis les déverrouiller par lot.

Quand retirer le mot de passe

Retirez-le de votre propre copie quand vous devez fusionner le fichier avec d'autres, numéroter les pages, signer ou convertir, car la plupart des outils ne peuvent pas travailler sur un fichier verrouillé. Gardez la version protégée pour l'envoi et la version déverrouillée pour vos archives privées, rangée dans un endroit sûr.

Le mot de passe ne fait pas tout

Un mot de passe arrête les curieux, mais n'empêche pas celui qui le connaît de partager le fichier. Si le document contient des numéros d'identification, masquez aussi ce qu'il n'est pas utile de montrer et n'envoyez que les pages nécessaires.